Komunikasi Publik

Posted by Ipin Phienout |

A. Pengertian Komunikasi Publik

Komunikasi publik adalah pertukaran pesan dengan sejumlah orang yang berada dalam sebuah organisasi atau yang di luar organisasi, secara tatap muka atau melalui media. Namun dalam bagian ini yang akan dibahas hanyalah tatap muka di antara organisasi dan lingkungan eksternalnya. Brooks menguraikan tipe komunikasi publik ini sebagai monological karena hanya seorang yang biasanya terlibat dalam mengirimkan pesan kepada publik.

Kualitas yang membedakan komunikasi organisasi publik ini dengan komunikasi interpersonal dan komunikasi kelomok kecil adalah:

1. Komunikasi publik berorientasi kepada si pembicara atau sumber. Sedangkan pada komunikasi interpersonal dan kelompok kecil terdapat hubungan timbale balik di antara si pembicara dengan si penerima yag terlibat. Pada komunikasi organisasi publik, si pembicara mendominasi hubungan.

2. Pada komunikasi publik melibatkan sejumlah besar penerima tetap pada komunikasi intepesonal biasanya hanya 2 orang dan komunikasi kelompok kecil tidak lebih 5 – 7 orang penerima.

3. Pada komunikasi publik kurang terdapat interaksi antara si pembicara dengan pendengar. Hal ini menjadikan kurangnya interksi secara langsung antara si pembicara dengan si pendengar lebih-lebih bila pendengarnya makin banyak.

4. Bahasa yang digunakan dalam komunikasi publik lebih umum supaya dapat dipahami oleh pendengar.

B. Tujuan Komunikasi Publik

Tujuan umum dari komunikasi publik terutama sekali adalah untuk member informasi kepada sejumlah besar orang mengenai organisasi misalnya mengenai aktivitas-aktivitas organisasi dan hasil produksi organisasi. Selain itu komunikasi publik juga bertujuan untuk menjalin hubungan antara organisasi dengan masyarakat diluar organisasi. Komunikasi publik juga dapat digunakan untuk member hiburan. Tujuan-tujuan tersebut berhubungan satu sama lain dan sulit untuk dipisahkan. Di samping adanya tujuan umum juga terdapat tujuan khusus yang perlu ditetapkan. Tujuan-tujuan khusus ini dinyatakan dalam bentuk pernyataan dalam kalimat yang lengkap.

C. Pentingnya Komunikasi Publik dalam Organisasi

Organisai sebagai sistem terbuka dengan lingkungan luarnya terutama dengan badan-badan yang berpengaruh kepada kehidupan organisasi itu sendiri. Sekarang kebanyakan organisasi merasa penting untuk mengadakan bagian hubungan masyarakat dalam organisasinya yang menangani khusus masalah promosi, penyiaran pers, kajian-kajian khusus, pertunjukan, dan darmawisata. Kebanyakan organisasi telah menyadari pentingnya komunikasi public ini dan telah mempunyai program-program khusus untuk itu. Hal ini dapat kita lihat dengan banyaknya sekarang kita jumpai berbagai media yang digunakan untuk itu seperti brosur, majalah, surat-surat edaran CCTV dan poster.

D. Tipe Komunikasi Publik dalam Organisasi

Bentuk persentasi komunikasi organisasi publik secara garis besarnya dapat dibedakan atas dua kategori, yaitu yang bersifat pemberian informasi ndan mencari komitmen (commitment). Persentasi yang bersifat pemberian informasi dapat pula dibedakan sebagai berikut:

1. Persentasi Orientasi

Persentasi ini sengaja diberikan kepada karyawan-karyawan baru dalam organisasi untuk memperkenalkan mereka dengan lingkungan kerja yang baru. Persentasi ini merupakan satu seri komunikasi tertulis dan lisan yang menyangkut berbagai hal yang perlu diketahui oleh anggota organisasi.

2. Persentasi untuk Latihan Pekerjaan Tertentu

Bila sejumlah anggota organisasi diberi jabatan baru, mereka mesti dilatih untuk pekerjaan itu oleh pelatih, melalui beberapa bentuk komunikasi lisan. Memperlihatkan bagaimana melakukan sesuatu merupakan topik yang paling umum dari persentasi jabatan. Disamping itu juga diberi kesematan untuk berdialog antara pelatih dan yang dilatih.

3. Laporan Status

Tiap-tiap subunit organisasi haruslah menyampaikan informasi tentang apa yang mereka lakukan. Ini dilakukan untuk memudahakan dalam pemberian laporan status subunit masing-masing. Laporan status biasanya mengalir menurut garis komando dalam organisasi. Tiap-tiap supervisor melaporkan statusnya masing-masing kepada atasanya namun kadang laporan itu mengalir horizontal kepada unit atau subunit bila dirasa perlu. Laporan status kadang disertai memorandum dan laporan produksi. Laporan mungkin diberikan secara teratur dan juga kadang-kadang dapat diberikan secara informal.

4. Laporan Kepada Dewan Pengurus

Anggota organisasi seringkali diminta untuk memberikan laporan kepada dewan pengurus atau yayasan yang membina organisasi. Kadang-kadang dewan pengurus ini mempunyai otoritas terhadap karyawan yang member persentasi dan kadang-kadang tidak.

5. Rapat-rapat Umum

Kadang-kadang pemimpin merasa perlu mengadakan rapat umum beserta seluruh karyawanya. Salah satu kegiatan utama dalam rapat tersebut adalah untuk memberikan informasi kepada karyawan yang mungkin berkenaan dengan kebijaksanaan umum yang baru atau peraturan baru yang perlu diketahui oleh karyawan, atau mengenai hal lainnya yang perlu diinformasikan secara cepat.

Bentuk kedua dari komunikasi publik dalam organisasi adalah untuk mencari komitmen. Komunikasi ini dimaksudkan untuk mempengaruhi pendengar melalui informasi yang diberikan. Beberapa tipe dari persentasi ini adalah:

a. Persentasi Pemasaran

Tipe yang paling nyata dari persentasi untuk mencari komitmen adalah persentasi yang dilakukan oleh seorang bagian pemasaran yang mencoba meyakinkan orang lain tentang hasil produksi atau pelayanan organisasinya. Atau persentasi yang diberikan oleh seorang pemimpin mengenai rencana baru yang dilakukannya dan mencari pemberian dana untuk itu.

b. Persentasi Memotivasi

Bila persentasi yang diberikan untuk mempengaruhi orang agar mau bekerja keras atau meningkatkan produksi maka persentasi itu dimanakan memotivasi. Pesentasi ini dapat langsung diberikan secara tatap muka, dapat juga melalui media tertentu seperti Koran atau brosur.

c. Persentasi penerimaan Karyawan atau Mahasiswa

Persentasi ini dilakukan secara tertulis yang menjelaskan syarat-syarat diperlukan bagi calon yang dibutuhkan. Di samping itu juga imbalan-imbalan apa yang akan diperoleh bila diterima.

d. Pendekatan Tim

Pendekatan ini tidak sama dengan tiga bentuk yang telah dibicarakan di atas. Persentasi ini tidak terbatas pada situasi tertentu. Persetasi ini dibentuk sutu tim yang ahli dalam hal tersebut yang terdiri dari 3 atau 4 orang dan yang akan melakukan persentasi sesuai dengan bidang mereka masing-masing. Tujuan dari persentasi ini adalah untuk membujuk orang atau meyakinkan orang agar mau menerima ide-ide yang disampaikan.

E. Analisis Pendengaran dan Persiapan Komunikasi Publik

Berikut ini diberikan langkah-langkah secara garis besar dalam mempersiapkan suatu persentasi komunikasi publik bedasarkan analisis pendengar.

1. Si pembicara menentukan siapa yang menjadi pendengarnya atau siapa yang akan mendengarkan. Si pembicara harus menjawab pertanyaan ini sebelum mengumpulkan data atau mempersiapkan persentasi. Pembicara hendaknya dapat mempelajari berapa besarnya pendengar dan latar belakang demografis dan psikologi mereka. Setelah itu baru memilih topik yang diduga disukai oleh pendengar. Untuk mengetahiu informasi yang lebih banyak mengenai pendengar mungkin dapat dilakukan dengan melakukan interviu dengan beberapa yang mengetahiu keadan pendengar atau mungkin membca mengenai perspektif pendengar.

2. Pembicara haruslah mengumpulkan data tentang pendengar. Setelah itu dia harus belajar tentang sikap dan karakteristik mereka. Dengan informasi yang diperoleh si pembicara dapat membentuk dugaan atau asumsi.

3. Pembaca haruslah menulis paper posisi yang menjelaskan bagaimana reaksi pendengar menurut pikirannya.

4. Berdasarkan informasi pada paper posisi si pembicara hendaknya membuat garis-garis besar dari pembicaraan.

5. Bila lebih banyak informasi yang tersedia si pembicara hendaknya terus-menerus merevisi garis besar dari pembicaraan. Sifat fleksibel merupakan kunci dari proses perencanaan. Kapan saja pembicara menemukan efektivitas pembicaraannya hendaknya dilakukan perubahan.

F. Penyampaian Komunikasi Publik

Persiapan persentasi yang baik hendaklah diikuti dengan cara penyampaian yang baik sehingga memungkinkan komunikasi itu efektif. Kualitas penyampaian persentasi lisan ditentukan oleh pesan yang sengaja dimaksudkan dan juga oleh pesan yang tidak sengaja disampaikan. Pembicara bertanggung jawab memberikan persentasi yang berharga dank arena itu bertanggung jawab untuk menyampaikan seefektef mungkin. Untuk menyampaikan persentasi lisan dengan baik perlulah diperhatikan beberapa hal seperti bertkut:

1. Kontak Mata

Kontak mata adalah teknik komunikasi nonverbal yang sangat membantu si pembicara dalam menjelaskan idenya kepada pendengar. Di samping mempunyai kekuasaan yang membujuk, kontak mata juga membantu untuk menjaga perhatian pendengar. Seorang pembicara yang berhasil haruslah menjaga kontak mata dengan pendengarnya. Untuk mendapatkan hubungan dengan pendengar si pembicara hendaklah menjaga kontak mata langsung dengan pendengar kira-kira 75% dari waktu persentasinya. Kontak mata dengan pendengar membantu si pembicara mengetahui dan memonitor pemdengar dan merupakan balikan bagi si pembicara mengenai pesan yang disampaikan.

2. Vokalik

Kecepatan berbicara, nada dan irama suara, serta penekana pada kata-kata tertentu perlu diperhatikan dalam penyampaian persentasi lisan. Persentasi lisan yang disampaikan dengan suara yang jelas dan enak didengar dapat memukau pendengar. Tetapi sebaliknya persentasi yang disampaikan dengan suara yang tidak bervariasi, monoton akan membosankan para pendengarnya, sehingga mengurangi perhatian pendengar.

3. Ketepatan

Kadang-kadang suatu persentasi disampaikan dalam situasi informal atau dalam suasana pendengar rileks, maka penyampaian persentasipun henhaknya disesuaikan dengan situasi tersebut. Begitu juga sebaliknya, bila kondisi formal maka cara penyampaian persentasi juga hendaknya bersifat formal. Di smping mempertimbangkan kondisi dan topic pembicaraan, juga dipertimbangkan apa yang diharapkan si pendengar untuk didengar.

4. Perencanaan

Kunci strategi yang terbaik adalah perncanaan. Oleh karena itu sebelum penyampaian persentasi, si pembicara terlebih dahulu telah membuat perencanaan yang matang. Pilihan topic pembicaraan yang cocok untuk diberikan pada pendengar dengan berdasarkan analisis pendengar. Persiapkanlah materi yang diperlukan dan rencanakanlah bagaimana strategi penyampaian yang dikira cocok dengan pendengar.

Daftar Pustaka

Muhammad, Dr. Arni, Komunikasi Organisasi, Jakarta: Bumu Aksara, 2008.