Sebelum membahas pengertian komunikasi
organisasi sebaiknya kita uraikan terminologi yang melekat pada konteks
komunikasi organisasi, yaitu komunikasi dan organisasi. Komunikasi berasal dari bahasa latin
“communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi
berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui
komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan
partisipan lainnya. Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare,
yang berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling
bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga
yang menamakannya sarana.
Everet M.Rogers dalam bukunya Communication
in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari
mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang
kepangkatan, dan pembagian tugas.
Robert Bonnington dalam buku Modern Business:
A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen
mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur
formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan
organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia
yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi
mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode
dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya,
faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi
pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya
menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan
jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan
memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan
Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human
Communication menguraikan ada tiga model dalam komunikasi:
1.
model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini
komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang
diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat
monolog.
2.
model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang
pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi
yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan
memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator,
pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.
3.
model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat
dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih.
Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada
satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.
Mengenai organisasi, salah satu defenisi
menyebutkan bahwa organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual
yang melalui suatu hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai
tujuan yang ditetapkan. Dari batasan
tersebut dapat digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan:
adanya suatu jenjang jabatan ataupun
kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki
perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan.
adanya pembagian kerja, dalam arti setiap
orang dalam sebuah institusi baik yang komersial mau pun sosial, memiliki satu
bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.
Dengan landasan konsep-konsep komunikasi
dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi
batasan tentang komunikasi organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi
antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi. Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber,
komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan
yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama lain (the flow of messages
within a network of interdependent relationships).
Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa
arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi
horisontal. Masing-masing arus
komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam buku
Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing, fungsi
dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut:
1.
Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika
orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada
bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari
atas ke bawah ini adalah:
a)
Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
b)
Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk
dilaksanakan (job retionnale)
c)
Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku
(procedures and practices)
d)
Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
2.
Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan
(subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.
Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
a)
Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang
sudah dilaksanakan
b)
Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun
tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
c)
Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
d)
Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun
pekerjaannya.
3.
Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di
antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:
a)
Memperbaiki koordinasi tugas
b)
Upaya pemecahan masalah
c)
Saling berbagi informasi
d)
Upaya pemecahan konflik
e)
Membina hubungan melalui kegiatan bersama.
Proses Komunikasi
Dalam dataran teoritis, paling tidak kita
mengenal atau memahami komunikasi dari dua perspektif, yaitu:
Perspektif kognitif. Komunikasi menurut Colin Cherry, yang
mewakili perspektif kognitif adalah
penggunaan lambang-lambang (symbols) untuk mencapai kesamaan makna atau berbagi
informasi tentang satu objek atau kejadian.
Informasi adalah sesuatu (fakta, opini, gagasan) dari satu partisipan
kepada partisipan lain melalui penggunaan kata-kata atau lambang lainnya. Jika pesan yang disampaikan diterima secara
akurat, receiver akan memiliki informasi yang sama seperti yang dimiliki
sender, oleh karena itu tindak komunikasi telah terjadi.
Perspektif perilaku. Menurut BF. Skinner
dari perspektif perilaku memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau
simbolik di mana sender berusaha mendapatkan satu efek yang dikehendakinya pada
receiver. Masih dalam perspektif
perilaku, FEX Dance menegaskan bahwa komunikasi adalah adanya satu respons
melalui lambang-lambang verbal di mana simbol verbal tersebut bertindak sebagai
stimuli untuk memperoleh respons. Kedua
pengertian komunikasi yang disebut terakhir, mengacu pada hubungan stimulus
respons antara sender dan receiver.
Setelah kita memahami pengertian komunikasi
dari dua perspektif yang berbeda, kita mencoba melihat proses komunikasi dalam
suatu organisasi. Menurut Jerry W.
Koehler dan kawan-kawan, bagi suatu organisasi, perspektif perilaku dipandang
lebih praktis karena komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mempengaruhi
penerima (receiver). Satu respons khusus
diharapkan oleh pengirim pesan (sender) dari setiap pesan yang disampaikannya. Ketika satu pesan mempunyai efek yang dikehendaki,
bukan suatu persoalan apakah informasi yang disampaikan tersebut merupakan
tindak berbagi informasi atau tidak.
Sekarang kita mencoba memahami proses
komunikasi antarmanusia yang disajikan dalam suatu model berikut:
Proses komunikasi diawali oleh sumber
(source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan
individu atau kelompok lain, sebagai berikut:
Langkah pertama yang dilakukan sumber
adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat
informasi untuk dikomunikasikan.
Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.
Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan
adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud
kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan
informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message adalah alat-alat di mana
sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tulisan
ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau
gambar-gambar.
Langkah ketiga dalam proses komunikasi
adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima
dengan cara berbicara, enulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan
tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita
mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu
pesan. Saluran untuk komunikasi lisan
adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis
meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat
mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau ohp
(overheadprojector). Sumber berusaha
untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga
pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.
Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada
penerima pesan. Jika pesan itu bersifat
lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika
penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan
decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang
disampaikan kepadanya. Pemahaman
(understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan
bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap
pesan tersebut.
Proses terakhir dalam proses komunikasi
adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan
kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima
terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun
tindakan-tindakan tertentu. Penerima
bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan
landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang
berorientasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau
lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu
Fungsi informatif. Organisasi dapat
dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota
dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak,
lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota
organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang
dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan
organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.
Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan
pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan
sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan
dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua
hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan
orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki
kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi
perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan
tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu
organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai
dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih
suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan
yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang
lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan
kewenangannya.
Fungsi integratif. Setiap organisasi
berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat
melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada
kesatuan komando- suatu karyawan hanya
menerima pesan dari satu atasan
rantai skalar- garis otoritas dari atasan
ke bawahan, yang bergerak dari atas sampai ke bawah untuk organisasi; rantai
ini, yang diakibatkan oleh prinsip kesatuan komando, harus digunakan sebagai
suatu saluran untuk pengambilan keputusan dan komunikasi.
divisi pekerjaan- manegement perlu arahan
untuk mencapai suatu derajat tingkat spesialisasi yang dirancang untuk mencapai
sasaran organisasi dengan suatu cara efisien.
tanggung jawab dan otoritas- perhatian
harus dibayarkan kepada hak untuk memberi order dan ke ketaatan seksama; suatu
ketepatan keseimbangan antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.
disiplin- ketaatan, aplikasi, energi,
perilaku, dan tanda rasa hormat yang keluar seturut kebiasaan dan aturan
disetujui.
mengebawahkan kepentingan individu dari
kepentingan umum- melalui contoh peneguhan, persetujuan adil, dan pengawasan
terus-menerus.
Selanjutnya, Griffin
1. Pendekatan sistem. Karl Weick (pelopor
pendekatan sistem informasi) menganggap struktur hirarkhi, garis rantai komando
komunikasi, prosedur operasi standar merupakan mungsuh dari inovasi. Ia melihat
organisasi sebagai kehidupan organis yang harus terus menerus beradaptasi kepada
suatu perubahan lingkungan dalam orde untuk mempertahankan hidup.
Pengorganisasian merupakan proses memahami informasi yang samar-samar melalui
pembuatan, pemilihan, dan penyimpanan informasi. Weick meyakini organisasi akan
bertahan dan tumbuh subur hanya ketika anggota-anggotanya mengikutsertakan
banyak kebebasan (free-flowing) dan komunikasi interaktif. Untuk itu, ketika
dihadapkan pada situasi yang mengacaukan, manajer harus bertumpu pada
komunikasi dari pada aturan-aturan.
Teori Weick tentang pengorganisasian
mempunyai arti penting dalam bidang komunikasi karena ia menggunakan komunikasi
sebagai basis pengorganisasian manusia dan memberikan dasar logika untuk
memahami bagaimana orang berorganisasi. Menurutnya, kegiatan-kegiatan
pengorganisasian memenuhi fungsi pengurangan ketidakpastian dari informasi yang
diterima dari lingkungan atau wilayah sekeliling. Ia menggunakan istilah
ketidakjelasan untuk mengatakan ketidakpastian, atau keruwetan, kerancuan, dan
kurangnya predictability. Semua informasi dari lingkungan sedikit banyak
sifatnya tidak jelas, dan aktivitas-aktivitas pengorganisasian dirancang untuk
mengurangi ketidakpastian atau ketidakjelasan.
Weick memandang pengorganisasian sebagai
proses evolusioner yang bersandar pada sebuah rangkaian tiga proses:
penentuan (enachment) seleksi (selection)
penyimpanan (retention)
Penentuan adalah pendefinisian situasi,
atau mengumpulkan informasi yang tidak jelas dari luar. Ini merupakan perhatian
pada rangsangan dan pengakuan bahwa ada ketidakjelasan. Seleksi, proses ini
memungkinkan kelompok untuk menerima aspek-aspek tertentu dan menolak
aspek-aspek lainnya dari informasi. Ini mempersempit bidang, dengan
menghilangkan alternatif-alternatif yang tidak ingin dihadapi oleh organisasi.
Proses ini akan menghilangkan lebih banyak ketidakjelasan dari informasi awal.
Penyimpanan yaitu proses menyimpan aspek-aspek tertentu yang akan digunakan
pada masa mendatang. Informasi yang dipertahankan diintegrasikan ke dalam
kumpulan informasi yang sudah ada yang menjadi dasar bagi beroperasinya organisasinya.
Setelah dilakukan penyimpanan, para anggota
organisasi menghadapi sebuah masalah pemilihan. Yaitu menjawab
pertanyaan-pertanyaan berkenaan dengan kebijakan organisasi. Misal, ”haruskah
kami mengambil tindakan berbeda dari apa yang telah kami lakukan sebelumnya?”
Sedemikian jauh, rangkuman ini mungkin
membuat anda mempercayai bahwa organisasi bergerak dari proses pengorganisasian
ke proses lain dengan cara yang sudah tertentu: penentuan; seleksi;
penyimpanan; dan pemilihan. Bukan begitu halnya. Sub-subkelompok individual
dalam organisasi terus menerus melakukan kegiatan di dalam proses-proses ini
untuk menemukan aspek-aspek lainnya dari lingkungan. Meskipun segmen-segmen
tertentu dari organisasi mungkin mengkhususkan pada satu atau lebih dari proses-proses
organisasi, hampir semua orang terlibat dalam setiap bagian setiap saat. Pendek
kata di dalam organisasi terdapat siklus perilaku.
Siklus perilaku adalah kumpulan-kumpulan
perilaku yang saling bersambungan yang memungkinkan kelompok untuk mencapai
pemahaman tentang pengertian-pengertian apa yang harus dimasukkan dan apa yang
ditolak. Di dalam siklus perilaku, tindakan-tindakan anggota dikendalikan oleh
aturan-aturan berkumpul yang memandu pilihan-pilihan rutinitas yang digunakan
untuk menyelesaikan proses yang tengah dilaksanakan (penentuan, seleksi, atau
penyimpanan).
Demikianlah pembahasan tentang
konsep-konsep dasar dari teori Weick, yaitu: lingkungan; ketidakjelasan;
penentuan; seleksi; penyimpanan; masalah pemilihan; siklus perilaku; dan aturan-aturan
berkumpul, yang semuanya memberi kontribusi pada pengurangan ketidakjelasan.
2. Pendekatan budaya. Asumsi interaksi
simbolik mengatakan bahwa manusia bertindak tentang sesuatu berdasarkan pada
pemaknaan yang mereka miliki tentang sesuatu itu. Mendapat dorongan besar dari
antropolog Clifford Geertz, ahli teori dan ethnografi, peneliti budaya yang
melihat makna bersama yang unik adalah ditentukan organisasi. Organisasi
dipandang sebagai budaya. Suatu organisasi merupakan sebuah cara hidup (way of
live) bagi para anggotanya, membentuk sebuah realita bersama yang membedakannya
dari budaya-budaya lainnya.
Pacanowsky dan para teoris interpretatif
lainnya menganggap bahwa budaya bukan sesuatu yang dipunyai oleh sebuah
organisasi, tetapi budaya adalah sesuatu suatu organisasi. budaya organisasi
dihasilkan melalui interaksi dari anggota-anggotanya. Tindakan-tindakan yang
berorientasi tugas tidak hanya mencapai sasaran-sasaran jangka pendek tetapi
juga menciptakan atau memperkuat cara-cara yang lain selain perilaku tugas
”resmi” dari para karyawan, karena aktivitas-aktivitas sehari-hari yang paling
membumi juga memberi kontribusi bagi budaya tersebut.
Pendekatan ini mengkaji cara
individu-individu menggunakan cerita-cerita, ritual, simbol-simbol, dan tipe-tipe
aktivitas lainnya untuk memproduksi dan mereproduksi seperangkat pemahaman.
3. Pendekatan kritik. Stan Deetz, salah
seorang penganut pendekatan ini, menganggap bahwa kepentingan-kepentingan
perusahaan sudah mendominasi hampir semua aspek lainnya dalam masyarakat, dan
kehidupan kita banyak ditentukan oleh keputusan-keputusan yang dibuat atas
kepentingan pengaturan organisasi-organisasi perusahaan, atau manajerialisme.
0 comments:
Post a Comment