KOMUNIKASI ORGANISASI

Posted by Ipin Phienout |

Komunikasi organisasi mempunyai objek studi yaitu cara orang memandang objek-objek, juga studi mengenai objek itu sendiri. Komunikasi organisasi harus mempertimbangkan setidaknya dua konsep dasar yaitu organisasi dan komunikasi.

Peranan yang dimainkan komunikasi dalam studi organisasi bergantung pada bagaimana “organisasi” dipahami.

¶ Realitas Sosial

Suatu objek sosial adalah sekadar objek yang mempunyai makna bagi suatu kolektivitas atau menuntut tindakan oleh manusia. Dalam pengertian ini, perilaku dan objek adalah konstruksi sosial, karena bergantung pada manusia untuk membuat perilaku dan objek itu signifikan.

Pandangan objektif merujuk kepada pandangan bahwa objek-objek, perilaku-perilaku, dan peristiwa-peristiwa eksis di suatu dunia nyata. Pandangan objektif mengasumsikan bahwa orang-orang dapat menjauhkan diri mereka dari bias-bias mereka dan bahwa kebenaran dapat ditemukan bila kita dapat menyingkirkan campur tangan manusia ketika melakukan penilaian.

¶ Organisasi/Pengorganisasian

Cara kita menyusun atau mengatur orang, objek, dan gagasan dipengaruhi oleh cara pandang kita, apakah kita mulai dari pandangan objektif atau pandangan subjektif. Pendekatan objektif menyarankan bahwa sebuah organisasi adalah sesuatu yang bersifat fisik dan konkret, dan merupakan sebuah struktur dengan batas-batas yang pasti. Istilah organisasi mengisyaratkan bahwa sesuatu yang nyata merangkum orang-orang, hubungan-hubungan dan tujuan-tujuan.

Suatu pendekatan subjektif memandang organisasi sebagai kegiatan yang dilakukan orang-orang. Organisasi terdiri dari tindakan-tindakan, interaksi dan transaksi yang melibatkan orang-orang. Organisasi diciptakan dan dipupuk melalui kontak-kontak yang terus menerus berubah yang dilakukan orang-orang antara yang satu dengan lainnya dan tidak eksis secara terpisah dari orang-orang yang perilakunya membentuk organisasi tersebut.

Berdasarkan pandangan subjektif, organisasi berarti struktur, berdasarkan pandangan subjektif, organisasi berarti proses. Alat deskriptif primer yang digunakan untuk menggambarkan organisasi adalah metafora ( kiasan ). Metafora membandingkan suatu hal dengan suatu hal lainnya dengan membicarakan hal pertama seolah-olah adalah hal kedua. Metafora memiliki pengaruh yang membatasi dan memudahkan atas proses berpikir teoretisi.

¶ Sifat Manusia

Gagasan-gagasan mengenai bagaimana sifat manusia dan sifat realitas adalah saling berhubungan. Pendekatan objektif sangat menekankan lingkungan sebagai suatu factor penentu dalam menjelaskan perilaku manusia. Manusia dibentuk oleh lingkungan karena lingkungan dan organisasi mempunyai struktur, penting untuk mencocokkan keduanya, sehingga adaptasi maksimal berlangsung.

Pendekatan subjektif menekankan bahwa manusia mempunyai peranan yang lebih aktif dan kreatif. Kreasi mereka sendiri bukanlah produk lingkungan, namun mereka menciptakan lingkungan tersebut.

¶ Tindakan Manusia

Berdasarkan pandangan kau objektivis , tindakan itu bertujuan, intensional, goal-oriented, dan rasional. Mereka bertindak berdasarkan tujuan, mempertimbangkan konsekuensi tujuan mereka secara hati-hati. Tindakan ditentukan oleh lingkungan.

Bagi kaum subjektivis, tindakan muncul dari proses sosial dalam interaksi manusia. Fokusnya adalah perilaku yang berkembang ( emergent ) yang bergantung pada konstruksi sosial yang terjadi selama proses interaksi.

Kedua pandangan tersebut sama-sama “berorientasikan manusia”, namun memandang manusia dengan cara yang beda.

Organisasi adalah sebuah wadah yang menampung orang-orang dan objek-objek; orang-orang dalam organisasi yang berusaha mencapai tujuan bersama. Kaum objektivitas menekankan struktur, perencanaan, control, dan tujuan dan menempatkan factor-faktor utama ini dalam suatu skema adaptasi organisasi. Organisasi dianggap sebagai pemroses informasi besar dengan input, throughput, dan output. Kaum objektivis memperlakukan organisasi terutama sebagai sebuah unit.

Kaum subjektivis mendefinisikan organisasi sebagai perilaku pengorganisasian ( organizing behavior ). Meskipun pengetahuan yang dihasilkan oleh kaum subjektivis dapat digunakan dengan berbagai cara, penggunaannya yang utama adalah memahami kehidupan organisasi sebagaimana dipahami dan diwujudkan oleh para peserta organisasi.

Ø Struktur vs Perilaku

Kaum subjektivis mengakui struktur namun tekanan mereka adalah pada perilaku manusia. Manusia menciptakan struktur, memelihara dan memutuskannya. Kaum objektivis mengisyaratkan bahwa bila orang memahami struktur, orang memahami organisasi. Struktur dapat dipelajari, dan orang dapat belajar melaksanakan suatu jabatan dan menjaga integritasb suatu struktur.

Pandangan subjektif menyarankan bahwa perilaku dan tindakan spesifik merupakan kekuatan dominan dalam organisasi. Struktur merupakan suatu konstruksi unik yang mungkin tidak akan berlangsung kecuali ia ditopang melalui interaksi lebih jauh.

Ø Keteramalan dan Kontrol

Pendekatan objektif mengisyaratkan bahwa manusia adalah produk kekuatan luar yang mengkondisikan mereka untuk merespons dengan cara-cara yang dapat diramalkan dan tetap. Studi objektif berfokus pada penemuan hubungan kausal ( sebab akibat ). Bila hubungan kausal ini terbuka, dianggap bahwa keteraturan tersebut dapat dijaga dan bahkan diubah dengan memanipulasi unsure-unsur organisasi.

Pendekatan subjektif mengisyaratkan bahwa keteraturan diciptakan oleh para peserta organisasi. Kaum subjektivis tidak menyangkal keteraturan namun sekedar berpendapat bahwa tidak terdapat keteraturan hingga keteraturan itu dikonstruksi oleh anggota-anggota organisasi.

Ø Peranan Lingkungan

Pendekatan objektif menegaskan bahwa lingkungan merupakan kekuatan pendorong di belakang perilaku organisasi. Organisasi dikondisikan oleh lingkungan dan kelangsungan hidup organisasi bergantung pada kemampuannya menafsirkan lingkungan yang nyata dan beradaptasi dengannya.

Kaum subjektiis memandang pentingnya lingkungan dengan cara yang berbeda. Alih-alih mengajukan pertanyaan mengenai jenis lingkungan apa yang ada, mereka mengajukan pertanyaan mengenai bagaimana peserta memahami apapun yang disebut lingkungan.

Ø Kesederhanaan dan Kerumitan

Banyak metafora digunakan untuk menggambarkan organisasi. Ini menunjukkan bahwa organisasi tampak pelik bagi hampir setiap orang. Meskipun demikian, pendekatan objektif cenderung mereduksi organisasi menjadi bagian-bagian yang berinteraksi yang merespons dan beradaptasi dengan lingkungan yang mengisyaratkan lebih banyak stabilitas dan rutinitas daripada yang seharusnya.

SIFAT KOMUNIKASI ORGANISASI

Tujuan utama dalam mempelajari komunikasi adalah memperbaiki organisasi. Dengan kata lain, orang mempelajari komunikasi organisasi untuk menjadi manajer yang lebih baik. Suatu organisasi juga dapat didekati sebagai suatu objek studi.

Tekanannya adalah pada bagaimana suatu organisasi dikonstruksi dan dipelihara lewat proses komunikasi. Pendekatan ini menekankan apa yang sebenarnya terjadi dalam organisasi dan memberikan suatu penjelasan yang jarang ditemukan dalam pendekatan-pendekatan lain. Komunikasi organisasi adalah suatu disiplin studi yang dapat mengambil sejumlah arah yang sah dan bermanfaat. Studi komunikasi organisasi sebagai landasan kuat bagi karier dalam manajemen, pengembangan sdm, dan komunikasi perusahaan, dan tugas-tugas lain yang berorientasikan manusia dalam organisasi.

¶ Pertunjukan Pesan

Menunjukkan ( to display ) berarti bahwa anda membawa sesuatu untuk diperhatikan orang lain atau seseorang. Menunjukkan berarti menempatkan sesuatu sehingga terpandang secara jelas dan berada dalam suatu posisi menyenangkan bagi pengamatan tertentu. Seseorang tidak dapat menghindari untuk menunjukkan pesan.

¶ Penafsiran Pesan

Menurut Random House Dictionary, menafsirkan ( to interpret ) berarti menguraikan atau memahami sesuatu dengan suatu cara tertentu. Satu-satunya pesan yang penting dalam berkomunikasi adalah pesan yang berasal dari proses penafsiran.

Para penulis lazimmendefinisikan komunikasi sebagai pemindahan ( transfer ) atau pertukaran ( exchange ) informasi. Informasi adalah suatu istilah untuk merujuk kepada apa yang kita sebut pertunjukan pesan dan sering digunakan untuk merajuk kepada nilai keuntungan dan kerugian, evaluasi kinerja, dan pendapat pribadi yang dinyatakan dalam surat memo, laporan teknis, dan data.

Realitas komunikasi menyarankan bahwa orang menafsirkan pertunjukkan dan menciptakan makna. Makna tidak terkandung dalam pertunjukkan atau peristiwa atau kata. Namun, sebagaimana yang dinyatakan suatu prinsip komunikasi : “Makna ada pada orang-orang, bukan pada kata-kata”.

Kesalahkaprahan utama dalam berkomunikasi adalah asumsi-asumsi bahwa :

1. Makna terdapat dalam informasi atau pesan.

2. Makna dapat dipindahkan dari seseorang kepada orang lain

Agar suatu pertunjukkan pesan atau informasi bermakna, seseorang harus menafsirkannya sebagai menggambarkan sesuatu lainnya.

Unit mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang dalam suatu jabatan. Dalam suatu system komunikasi organisasi, keadaan entitas berkelanjutan yang mampu berada dalam dua keadaan atau lebih merupakan hubungan antara orang-orang dalam jabatan-jabatan ( posisi-posisi ).

Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pasan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Komunikasi organisasi terjadi kapanpun setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan.

Definisi tradisional ( fungsionalis dan objektif ) komunikasi organisasi cenderung menekankan kegiatan penanganan-penanganan pesan yang terkandung dalam suatu “batas organisasional”. Fokusnya adalah menerima, menafsirkan, dan bertindak berdasarkan informasi dalam suatu konteks. Tekanannya adalah pada komunikasi sebagai suatu alat yang memungkinkan orang beradaptasi dengan lingkungan mereka.

Komunikasi organisasi dipandang dari suatu perspektif interpretif ( subjektif ) adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi. Komunikasi organisasi adalah “perilaku pengorganisasian” yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu bertransaksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi. Komunikasi lebih daripada sekadar alat, ia adalah cara berpikir.

Sifat terpenting komunikasi organisasi adalah penciptaan pesan, penafsiran dan penanganan kegiatan anggota organisasi. Komunikasi berfungsi mencapai tujuan dari system organisasi. Fungsi-fungsi komunikasi lebih khusus meliputi pesan-pesan mengenai pekerjaan, pemeliharaan, motivasi, integrasi, dan inovasi. Komunikasi mendukung struktur organisasi dan adaptasinya dengan lingkungannya. Bagi kaum subjektivis, komunikasi adalah perilaku yang penting.

Bila pesan diperlakukan sebagai substansi fisik ( suatu pandangan objektivis yang ekstrem ), komunikasi dapat eksis tanpa orang-orang. Kaum objektivis memfokuskan perhatian pada perolehan informasi melalui system tersebut, sementara peranan orang-orang adalah unggul dalam pandangan subjektivis mengenai komunikasi organisasi. Pesan diciptakn, ditafsirkan, dan dicipta ulang dalam suatu proses berkelanjutan. Komunikasi organisasi tidak eksis hingga ia diciptakan dan ditafsirkan oleh orang-orang.