MENGENAL KOMUNIKASI ORGANISASI

Posted by Ipin Phienout |

ORGANISASI DAN KOMUNIKASI ORGANISASI : Sebuah defenisi

a. Oganisasi dalam sebuah definisi

Tak kenal maka tak tahu mungkin ini lah sebuah ungkapan yang mendorong berbagai kalangan mengapa belajar dan menggali berbagai definisi yang muncul dari berbagai istilah yang dilahirkan dari berbagai Disiplin ilmu sebagai konsekwensi dari perkembangan sebuah peradaban kehidupan manusia

Perlu dicatat bahwa suatu organisasi bisa terbentuk apabila suatu usaha memerlukan usaha lebih dari satu orang unutk menyelesaikan nya, kondisi ini timbul karena tugas itu terlalu besar dan terlalu komlek unutk ditangani oleh satu orang

Ketika kita berbicara mengenai organisisasi sebuah pertanyaan yang akan muncul adalah Apa yang dimaksud dengan Organisasi ?

Ketika kita berbicara tentang definisi kita kan beranjak dari aspek etimologi dan terminology

Organisasi Secara etimologi

Organisasi atau Organization atau bersumber dari kata kerja bahasa Latin: Organizare Ï to form as or into a whole consisting of interdependent or coordinated parts (membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagian-bagian yang saling bergantung atau terkoordinasi)

sedangkan menurut Evert M. Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya Communications in Organization adalah:

"a stable system of individuals who work togather to achieve, through a hierarchy of ranks anddivision of labour, common goals"

(Suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas)

Robert Bonnington dan Berverd E. Needles, Jr. dalam bukunya Modern Business : A Systems Approach mengatakan

Organization is the means by which management coordinates material and human resources through the design of a formal structure of tasks and authority atau Organisasi adalah sarana dimana manajemen mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui

pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang

Secara terminology organisasi adalah

1. Menurut B.N. Marbun dalam bukunya Kamus Politik mengatakan bahwa oraganisasi adalah suatau badan yang terdiri dari tenaga manusia dan alat-alat yang disusun secara teratur dalam hubungan kerjasama sedemikian rupa sehingga dapat melaksanakan suatu tugasa pokok tertentu dalam rangka mencapai tujuan tertentu secara efektif dan efisien

2. Kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan unutk mencapai tujuan bersama

3. Menurut Stoner Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

4. Menurut James D. Mooney Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama

5. Menurut Chester I. Bernard Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Masih berbicara dalam kontek komunikasi, sebetulnya secara universal oraganisasi itu bisa dibagi menjadi dua bagian :

1. Organisasi Formal

Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

2. Organisasi Non Formal

Organisasi non formal atau bahasa lain nya informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain .

b. Komunikasi Organisasi dalam sebuah definisi

Komunikasi organisasi adalah komunikasi antar manusia yang terjadi dalam konteks organisasi dimana terjadi jaringan pesan satu sama lain yang bergantung satu sama lain

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiranpesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan

B. PENDEKATAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Untuk melihat komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi dapat digunakan tiga pendekatan, yaitu :

1. Pendekatan Makro

Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi, organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti :

a. Memproses informasi dan lingkungan

Eksistentensi organisasi merupakan suatu yang esensial, karena ini menyangkut ada dan tidak ada nya organisasi. Untuk menjaga keeksistensial suatu oraganisasi maka organisasi harus memproses informasi yang masuk dari ligkungan nya, memproses ini dimaksud adalah menyesuaikan apa yang terjadi pada lingkungan dengan jalan mentransfer informasi yang relevan dengan keadaan intern organisasi, kemudian merumuskan suatu respon yang tepat sebagai input informasi tersebut. Informasi ini digunakan untuk melakukan identifikasi dan penentuan tujuan organisasi

b. Mengadakan identifikasi

Proses penyesuaaian diri dinamakan dengan iddentifikasi, Ketika kita berbicara dalam tatanan konsep oraganisasi. Suatu oraganisasi menggunakan informasi yang telah diproses dari lingkungan untuk mecapai beberapa macam negosiasi, persetujuan dengan relasi-relasi yang potensial dari lingkungannya misalkan sebuah oraganisasi atu lembaga yang menggeluti bidang jasa transportasi, berdasarkan informasi yang didapat dari lingkungan nya bahwa penumpang menginginkan ransportasi yang cepat, selamat, dapat dipercaya dan pelayanan yang sangat menyenangkan, maka berdasarkan iniformasi ini organisasi atau lembaga harus mengusahakan maupun mengkoordinasikan segala kegiatan supaya dapat memenuhi keinginan dari pelanggan nya. Untuk memberi tahu pelanggannya bahwa organisasi terkait telah meningkatkan pelayanan nya organisasi harus membuat iklan tentang itu dan melakukan sebuah percobaan pelayanana yang gratis, maka dalam hal ini komunikasi sangat memegan peranan yang sangat penting karena tampa dikomunikasikan kepada langganan para pelanggan tidak akan mengetahui bahwa oraganisasi terkait telah meningkatkan layanan nya sesuai dengan keinginan konsumen

c. Melakukan integrasi dengan organisasi lain

Setiap oraganisasi dipengaruhi oleh aktivitas oraginisasi lain dalam lingkungan nya. Organisasi pasti melakukan monitoring terhadap aktivitas ini. Dan menentukan apa efek yang ditimbulkan terhadap oraganisasi tersebut.

Jika sebuah instansi maupun oraganisasi yang menghasilkan dengan cara yang sama (beberapa oraganisasi/perusahaan melakuakn aktivitas yang sama) yang satunya melakukan dengan kualiatas mantap (Higth Quality) dengan produksi yang lebih sederhan dan murah maka akan menjadi ancaman buat oraganisasi lain yang memproduksi hal yang sama dengan yang mengeluarkan biaya dan tenaga yang banyak sehingga akan terjadi persaingan yang tidak sehat

Maka dalam disini diperlukan sebuah integrasi untuk menjaga kelangsungan hidup organisasi lain dan menimalisir terjadinya persaingan tidak sehat

d. Menentukan tujuan organisasi

Tampa terkecuali semua oraganisasi memiliki tujuan. Tujuan ini tergantung kepada arah dan orintasi serta objek dari organisaisi tesebut ketika arah nya kepada perdagangan maka tujuan nya adalah Provite Oriented atau Commercial Oriented ketika itu sebuah LSM maka tujaun nya adalah terhadap masalah social masyarakat (invironment Development), ketika komunitasnya mahsiswa maka tujuan nya adalah apa yang seirama dan senada dengan makna kata mahasiswa yang berujung kepada pemantapan kaulitas manusia, terciptanya insan akademisi sebagai komunitas ilmiah yang bermuara kepada sebuah maen stream umum (Human Developmen)

2. Pendekatan Mikro

Pendekatan ini terutama menfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok seperti :

a. Komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan

Dalam sebuah oraganisasi komunitasnya berasal dari berbagai disiplin lmu tetentu, dalam mewujudkan Visi misi sebuah organisasi maka dibutukan dan diperlukan kehadiran sebuah Orientasi dan training.dalam melakukan kegiatan ini diperlukan yang namanya komunikasi Berawal dari sebuah orientasi, orientasi adalah prosesyang terus menerus yang menghendaki komunikasi untuk membawa orang lain melihat apa yang sedang berlansung dalam suatu organisasi

Dan adapaun tugas memberikan orientasi ini adalah tugas pimpinan atau orang atau lembaga yang ditunjuk untuk itu dan suatu hal yang sangat esensial dalam masalah orientasi dan latihan ini adalah terwujudnya manusia yang sempurna dengan berbagai skil, keterampilan dan knowledge

b. Keterlibatan Anggota

Untuk menjaga kelancaran organisasi maka diperlukan lah keterlibatan anggota dalam unit masing-msing atau dengan bahasa lain nya tetap focus terhadap Job Discription yang telah ditetukan hal ini pun sesuai dengan basic skill dan keinginan aggota oragaisasi.

Dalam menjaga hal ini tidak akan perna lepas dari yang namanya komunikasi dan koordinasi dengan pimpinan terkait demi menjaga dan memotivasi agar anggota bekerja sesuai pada unit yang telah ditentukan

c. Penentuan Iklim Oraganisasi

Iklim sebuah oraganisasi sangat tergantung kepada tingkah laku pemimpin, tingkah laku pekerja maupun anggota tingkah laku oraganisasi tetapi pada dasarnya iklim organisasi ditentukan oleh bagaimana komunikasi antara pimpina dan bawahannya

Beranjak kita dari sebuah contoh ketika pimpinan tidak melakukan komukasi dengan baik kepada bawahannya ini akan menjadiakan bawahan nya malas dan tidak ada semangat untuk bekerja demi terciptanya tujuan sebuah organisasi

d. Supervisi dan Pengarahan

Semua tugas dan pekerjaan dalam lingkup organsisasi sagat perlu diasakan sebuah pengawasan serta di araahkan sesuai dengan criteria yang berlaku ini dilakukan oleh seorang pimpinan terhadap bawahannya. Seorang supervisor bertanggung jawab terhadap orang yang berada dibawah cakupan nya dan bertanggung jawab pula membantu pekerjaan bawahannya dalam mewujudkan pekerjaan optimal.

e. Kepuasan kerja dalam Organisasi

Ketika kepuasan tidak diperoleh oleh pekerja dalam sebuah oraganisasi maupun instansi yang dia geluti pada dasarnya ada dua hal yang melatar belakangi ketidak kepuasan dan ketdak nyamanan nya dalam beraktivitas

- Tidak mendapatkan informasi yang dia butuhkan denagn sangat komplit terhadap pekerjaan yang dia geluti dari sebuah organisasi

- Terdapatnya hubungan dengan relasi kerja yang kurang harmonis

Dan adapun yang melatar belakangi ini adalah juga terkai dengan bagai man proses komunikasi yang terjadi dalam sebuah oraganisasi

3. Pendekatanindividual

Pendekatan individual berpusat pada tingkahlaku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada dua pendekatan sebelumnya diselesaikan oleh komunikasi individual satu sama lainnya. Ada beberapa bentuk komunikasi individual :

Berbicara pada kelompok kerja Bekerja secara Team Work merupaka pusat dan kunci terjadinya kefektifitas kerja dalam oraganisasi, unutk menjaga keutuhan team work dibutuhkannya ketrerampilan dalam bekomunikasi dengan orang lain guna unutk memberikan dan mendapatkan tugasa dalam bekerja secara kelompok

4. Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat

Rapat adalah satu cara kehidupan oraganisasi yang umum, oleh karena itu seseorang harus terampil dalam berinteraksi dalam acara rapat yang mencakup keterampilan memberikan informasi, bila diperlukan atau membujuk orang lain dalam mengarahkan untuk menerima suatu usulan

5. Menulis dan mengonsep surat

Sebuah oraganisasi sangat memerlukan materi cetak dan tertulis, materi ini didistribusikan dalam oraganisasi dan luar oraganisasi. Tiap lembaran dari materi tersebut dilakuakan oleh oang yang berkompeten dibidang itu sehingga tata oraganisasi itu menjadi rapid an teratur sebsuai dengan fungsi dan tugas pokok masing-masing

6. Berdebat untuk suatu usulan

Sebuah consensus diciptakan secara musyawara unutk mufakat, dimana ketika berlangsunganya sebuah musyawarah diharapkan lahirnya berbagai opsi yang nati akan memngkerucut menjadi keputusan (consensus) bersama dan dijadikan aturan ketentuan bersama

DAFTAR KEPUSTAKAAN

- Muhammad, DR. Arni. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara.2000

- Widjaja, W.A.H. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar . Jakarta: 2000

- Lilisweri, DR. Alo. Komunikasi Antar Pribadi. Bandung : PT. Citra Aditya Bakti. 1997

- Marbun, B.N. Kamus Poitik. Jakarta: Pustaka Sinar harapan. 2005