Peran Corporate Secretary sebagai Penjaga Gawang Good Corporate Governance

Salah satu elemen dalam struktur dan proses Good Corporate Governance (GCG) adalah pemastian bahwa penggunaan wewenang (exercise of power) dan hubungan dengan pemangku kepentingan (stakeholders) berjalan dengan baik untuk kepentingan perusahaan. Dalam menjaga proses tersebut dibutuhkan suatu unit yang berfungsi sebagai fasilitator pengambilan keputusan secara proper dan saluran komunikasi yang terpercaya. Disinilah posisi strategis sekretaris perusahaan (corporate secretary), yaitu menjalankan fungsi memastikan kepatuhan dan administrasi pengambilan keputusan didalam perusahaan, dan melakukan fungsi komunikasi dalam rangka membangun goodwill keluar perusahaan.

Dari sisi governance structure, fungsi Corporate Secretary merupakan kepanjangan fungsi Direksi dalam menjalankan fungsi komunikasi. Pedoman Umum GCG 2006 yang diterbitkan oleh Komite Nasional kebijakan Governance memetakan lima fungsi direksi, yaitu: (1) kepengurusan; (2) manajemen risiko; (3) pengendalian internal; (4) komunikasi; dan (5) tanggung jawab sosial.

Masuk dalam fungsi komunikasi tersebut, terdapat peran Corporate Secretary, yaitu untuk memastikan kelancaran komunikasi antara perusahaan dengan pemangku kepentingan, serta menjamin tersedianya informasi yang boleh diakses oleh stakeholders sesuai dengan kebutuhan yang wajar dari stakeholders. Corporate Secretary bertanggung jawab kepada Direksi dan laporan pelaksanaan tugasnya juga disampaikan kepada Dewan Komisaris.

Kalau kita kaji lebih dalam, maka paling tidak ada 4 hal yang menjadi tugas utama Corporate Secretary.

Office of the Board

Corporate secretary memiliki tugas dalam penatalaksanaan office of the board yang mencakup pemastian ketersediaan informasi dalam pengambilan keputusan oleh Dewan Komisaris dan Direksi. Pengambilan keputusan yang baik juga didukung oleh usaha Corporate Secretary memastikan kehadiran peserta rapat agar quorum dapat tercapai sehingga keputusan yang dihasilkan legitimate dan kredibel. Bagi perusahaan yang cukup besar dan kompleks, sebaiknya Dewan Komisaris dan Direksi memiliki sekretariatnya masing-masing untuk mengadministrasikan pelaksanaan dan pendokumentasian keputusan rapat. Pendokumentasian ini penting sebagai salah satu bukti pendukung, apabila suatu ketika perusahaan menghadapi kondisi sulit akibat suatu kebijakan perusahaan ataupun untuk keperluan Direksi/Dewan Komisaris menghadapi tindakan hukum.

Compliance

Kepatuhan perusahaan terhadap peraturan merupakan pondasi penting GCG. Untuk itu, Corporate Secretary harus selalu memutakhirkan informasi tentang peraturan atau regulasi yang harus dipatuhi oleh perusahaan berikut pengadministrasiannya. Corporate Secretary juga bertanggung jawab menyampaikan informasi tindakan perusahaan (corporate action) kepada regulator yang berkepentingan. Dalam rangka menjalankan fungsi kepatuhan, Corporate Secretary perlu menjalankan fungsi government relations yang bertujuan untuk menciptakan dan memelihara goodwill perusahaan dimata regulator. Tentu fungsi government relations ini harus berada dalam koridor kepatutan dan etika bisnis.

Investor Relations

Investor merupakan stakeholders strategis yang keputusannya sangat dipengaruhi oleh kualitas dan ketepatan waktu (timeliness) dari informasi yang diterimanya. Corporate Secretary dapat membantu memastikan informasi material tersampaikan kepada investor pada waktu yang tepat. Informasi pada waktu yang tidak tepat dapat menguntungkan sebagian pihak secara tidak wajar dan melawan hukum karena memungkinkan terjadinya self dealing, insider trading, penyesatan informasi dengan sengaja, atau perbuatan tidak etis lainnya. Salah satu bentuk praktik investor relations adalah penyelenggaraan RUPS dan penyiapan Laporan Tahunan. Pelaksanaan RUPS dan Laporan Tahunan secara legal merupakan tanggung jawab Direksi, namun Corporate Secretary sebagai kepanjangan fungsi Direksi, bertugas menyiapkan operasional pelaksanaan RUPS agar dapat berlangsung dengan baik dan menghasilkan keputusan yang diperlukan oleh perusahaan. Kualitas informasi merupakan tanggung jawab perusahaan terhadap stakeholders, dan dalam hal ini Corporate Secretary perlu membangun komunikasi yang baik dengan komunitas pasar modal, khususnya para analis – karena ulasan analis yang didasarkan pengungkapan informasi yang layak merupakan salah satu akses investor terhadap informasi, yang juga berpengaruh pada pengambilan keputusan investasi.

Corporate Communications

Membangun corporate citizenship dan stakeholders engagement merupakan prasyarat bagi kelangsungan hidup perusahaan. Disini, Corporate Secretary membantu pelaksanaan program perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya sebagai bagian dari elemen negara dan masyarakat, serta pemberdayaan stakeholders. Dengan strategi komunikasi perusahaan yang baik, interaksi antara perusahaan dengan stakeholders akan berjalan baik dan pada gilirannya akan memberi kontribusi bagi kinerja bisnis. Perlu diperhatikan bahwa Corporate Secretary tidak harus terjun terlalu teknis dalam aktivitas komunikasi perusahaan. Mengingat fungsinya sebagai playmaker, maka Corporate Secretary menjaga konsistensi pesan dan citra yang ingin disampaikan kepada masyarakat seraya menjaga agar informasi yang disampaikan tidak melanggar hukum.

Komite Nasional Kebijakan Governance (”KNKG”) (www.governance-indonesia.com) didirikan berdasarkan Keputusan Menteri Koordinator Bidang Perekonomian dengan tujuan untuk meningkatkan pemahaman dan pelaksanaan good governance di Indonesia, sekaligus memberikan masukan kepada pemerintah tentang isu-isu governance, baik di sektor publik maupun korporasi. Visi KNKG adalah untuk membawa Indonesia menjadi negara dengan pelaksanaan good governance yang baik, dan dengan misi untuk memelopori dan meningkatkan efektifitas aplikasi good governance di Indonesia dalam rangka membangun budaya di mana prinsip-prinsip good governance diinternalisasikan guna mewujudkan iklim bisnis yang sehat. Untuk mencapai hal ini, KNKG melakukan kajian dan memberikan rekomendasi untuk memperkaya hukum dan peraturan yang ada dengan prinsip-prinsip good governance serta memformulasikan dan mensosialisasikan panduan governance.